صورة لفريق عمل حزين يحضر الندوة
جيتي
الاجتماعات هي القلب النابض لثقافة المنظمة. إنها المسرح الذي تلعب فيه ديناميكيات السلطة، حيث يتم تضخيم الأصوات أو إسكاتها، وحيث يقرر الموظفون ما إذا كان وقتهم – وبالتالي مواهبهم – يتم احترامه. لقد تمكنت مؤخرًا من التواصل (في اجتماع!) مع ريبيكا هيندز، وهي خبيرة رائدة في مجال تحويل العمل ومؤلفة كتاب “أفضل اجتماع لك على الإطلاق”، لمناقشة كيف يمكننا إحداث ثورة في ثقافة الاجتماعات لدينا لتعزيز بيئة أكثر شمولاً وفعالية.
من محادثتنا، برزت ثلاثة مواضيع مهمة يجب على كل قائد ملتزم بالتحالف والاحتفاظ بالمواهب أن يأخذها في الاعتبار.
إعادة تعريف الاجتماع كرمز للحالة
لفترة طويلة جدًا، كان يُنظر إلى التقويم المزدحم على أنه وسام شرف – علامة على أهمية الفرد وإنتاجيته، ومع ذلك، يرى هيندز أن هذا التضخم في الاجتماعات هو في الواقع أحد أعراض الضيق التنظيمي الأعمق، فعندما تكون الأدوار غير واضحة والتوقعات غامضة، يلجأ الأشخاص إلى الاجتماعات كوسيلة لأداء العمل بدلاً من القيام به فعليًا.
كما أشار هيندز خلال مقابلتنا: “لأننا نربط الرؤية بالقيمة، تصبح الاجتماعات رمزًا للمكانة. إذا شعرنا بعدم التأكد من كيفية المضي قدمًا في العمل، إذا كنا قلقين من أننا لا نظهر أننا منتجون بما فيه الكفاية داخل المنظمة، فإن الاجتماعات هي وسيلة موثوقة للغاية لإثبات أنك قد فعلت شيئًا ما”.
ولكي يكونوا حلفاء حقيقيين، يجب على القادة تفكيك ثقافة الأداء هذه. إن المواهب ذات الأداء العالي، وخاصة أولئك الذين ينتمون إلى المجموعات الممثلة تمثيلا ناقصا والذين غالبا ما يتعرضون لضغوط بسبب الأعمال المنزلية المكتبية، يحتاجون إلى هدية الوقت مرة أخرى. من خلال تقييم التأثير على الرؤية، نقوم بإنشاء ثقافة في مكان العمل تحافظ على أفضل المواهب من خلال احترام النطاق الترددي العقلي الخاص بهم.
تنفيذ اختبار الرئيس التنفيذي رباعي الأبعاد
إن تسهيل الاجتماعات الناجحة لا يقتصر فقط على الأشخاص الموجودين في الغرفة. يتعلق الأمر أيضًا بسبب وجود الغرفة في المقام الأول. إن الإفراط في دعوة الأشخاص إلى الاجتماعات تحسبًا يؤدي إلى ثقافة المشاهدة، حيث يشعر الناس بأنهم ملزمون بالحضور ولكن ليس لديهم ما يساهمون به. وهذا استنزاف هائل للاحتفاظ بالمواهب.
تقترح هيندز مرشحًا صارمًا تسميه اختبار المدير التنفيذي رباعي الأبعاد لتحديد ما إذا كان الاجتماع ضروريًا حقًا. يجب أن يتم الاجتماع فقط إذا كان غرضه هو المناقشة أو اتخاذ القرار أو المناقشة أو التطوير. وحتى في هذه الحالة، يجب أن يستوفي أحد معايير الرئيس التنفيذي: أن يكون المحتوى معقدًا، أو مكثفًا عاطفيًا، أو قرارًا أحادي الاتجاه (قرار يصعب التراجع عنه).
وكما أوضح هيندز: “في تلك الحالات، تكون تكلفة المحاذاة الخاطئة مرتفعة للغاية بحيث لا يمكنك الدخول إلى الغرفة لمدة 15 دقيقة أو 30 دقيقة والتأكد من اصطفاف الجميع بشكل كامل. إذن، ما الذي لا يجتاز هذا الاختبار؟ تحديثات الحالة، وإحاطات المدير، وحتى شيء مثل العصف الذهني.”
عندما نتوقف عن جر الأشخاص إلى تحديثات الحالة غير الضرورية، فإننا نظهر لهم أننا نقدر خبرتهم ووقتهم. هذا هو التحالف العملي في العمل.
الاستفادة من التكنولوجيا لتعزيز العدالة
يوفر صعود الذكاء الاصطناعي في مكان العمل فرصة فريدة لتحسين المساواة في الاجتماعات. وكما قال هيندز، يمكن للتكنولوجيا أن تفعل أكثر من مجرد تدوين الملاحظات. يمكن للتكنولوجيا أيضًا أن تعكس تحيزاتنا وتضخمها. ومن خلال استخدام الذكاء الاصطناعي لتتبع من يتحدث وإلى متى، يمكن للقادة الحصول على بيانات موضوعية حول ديناميات النوع الاجتماعي والسلطة داخل فرقهم.
سلط هيندز الضوء على قدرة الذكاء الاصطناعي على تقديم المشورة لنا بشأن سلوكنا: “لقد أجريت بحثًا مؤخرًا حول ديناميكيات النوع الاجتماعي في الاجتماعات. يمكننا استخدام الذكاء الاصطناعي للحصول على مزيد من المعلومات، واستخراج المزيد من المعلومات حول من تهيمن أصواتهم على الاجتماعات بغرض الرؤية والوعي، ووضع ذلك في أيدي الحاضرين ليقوموا بتصحيح سلوكهم ذاتيًا.”
يستخدم الحليف كل الأدوات المتاحة له لضمان سماع جميع الأصوات. إذا أظهرت البيانات أن بعض الأصوات المهيمنة تستحوذ على 80% من وقت البث، فهذا يوفر فرصة واضحة وغير قضائية للقائد للتدخل ودعوة الآخرين للمشاركة في المحادثة.
الوجبات الجاهزة القابلة للتنفيذ: استضافة اجتماع يوم القيامة
إذا كانت مؤسستك غارقة في جنون اللقاءات، توصي هيندز باتخاذ إجراء جذري ولكنه فعال: لقاء يوم القيامة. قم بمسح كل اجتماع متكرر من تقويم الفريق لمدة 48 ساعة. وبعد ذلك، قم فقط بإضافة تلك التي اجتازت اختبار المدير التنفيذي رباعي الأبعاد بشكل صارم.
تجبر عملية إعادة الضبط هذه الجميع على تبرير الوقت الذي يأخذونه من الآخرين. إنه يكسر الوضع الراهن ويسمح لفريقك ببناء ثقافة اجتماع جديدة أصغر حجما وأكثر تعمدا من الألف إلى الياء.
إذا أعجبك هذا المقال، يمكنك مشاهدة المقابلة الكاملة هنا، والحصول على أحدث الأبحاث حول ثقافة التحالف ومكان العمل هنا، والتواصل مع ريبيكا هنا.
